คู่มือนี้จะทบทวนว่า ทำไมการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook บน Mac จึงมีความสำคัญ ประโยชน์ที่ได้รับ และบอกคุณเกี่ยวกับวิธีการต่างๆ ในการสำรองข้อมูล Outlook บน Mac รวมถึงขั้นตอนต่างๆ - คำแนะนำทีละขั้นตอนทั้งหมด
เมื่อคุณพยายามสำรองข้อมูล Outlook บน Mac คุณต้องตระหนักถึงความสำคัญของการสำรองข้อมูล ร่วมเฉลิมฉลอง วันสำรองข้อมูลโลกปี 2024 กับเรา เรามาทำตามคำมั่นสัญญา และทำให้การสำรองข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของวันของคุณ
เหตุใดจึงต้องสำรองอีเมล Outlook บน Mac
เนื่องจากมืออาชีพมักใช้งานอีเมล Outlook เพื่อทำงาน อีเมลเหล่านี้จึงสามารถรวมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และมีคุณค่าซึ่งจะต้องไม่ตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี นั่นเป็นเหตุผลว่า ทำไมการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook บน Mac จึงมีความสำคัญในการรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้ปลอดภัย
หากคุณเป็นเจ้าของ Mac ประโยชน์ของการสำรองข้อมูลจะเหมือนกับสำหรับผู้ใช้งานเครื่อง Windows นี่คือ บางส่วนของพวกเขา:
- การป้องกันข้อมูลสูญหาย – ข้อมูลสูญหายอาจทำให้หงุดหงิดเมื่อเกิดขึ้น และคุณจะโกรธตัวเองหากไม่สำรองข้อมูลสำคัญ ไม่ว่าจะเกิดขึ้นเนื่องจากคอมพิวเตอร์ขัดข้องหรือความผิดพลาดของคุณ คุณควรสำรองข้อมูลไว้เสมอเพื่อกู้คืนข้อมูลสำคัญจาก Mac
- การสลับระหว่างอุปกรณ์หลายเครื่อง – หากคุณมีอุปกรณ์หลายเครื่อง คุณสามารถข้ามระหว่างอุปกรณ์ได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ และถ่ายโอนข้อมูล Outlook ที่สำคัญจากอุปกรณ์หนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง
- การปฏิบัติตามกฎระเบียบ – อุตสาหกรรมบางแห่งกำหนดให้พนักงานสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ที่สำคัญเป็นประจำ และคุณต้องปฏิบัติตามกฎ
มีเหตุผล และข้อดีอีกมากมายในการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook บน Mac ไม่ว่าเหตุผลของคุณคืออะไร การสำรองข้อมูลเหล่านี้สามารถช่วยชีวิตได้เมื่อเกิดภัยพิบัติ และคุณควรสำรองข้อมูลสำคัญให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้
การสำรองข้อมูล Outlook บน Mac ทำงานอย่างไร?
ต่างจากการใช้งานแอปพลิเคชัน Outlook เพื่อสำรองอีเมล Outlook บนเครื่อง Windows แต่การสำรองข้อมูลบน Mac จะแตกต่างออกไปเล็กน้อย กล่าวคือ แอปพลิเคชัน Outlook สำหรับ Mac จะไม่ส่งออกไฟล์ .csv หรือ .pst Outlook สำหรับ Mac จะสร้างไฟล์ประเภทใหม่แทน ซึ่งก็คือ ไฟล์ OLM ที่มีนามสกุล .olm
นอกจากนี้ แอปพลิเคชัน Outlook สำหรับ Mac ยังมีตัวเลือกในตัวเพื่อส่งออกข้อมูลอีเมล Outlook ทั้งหมดของคุณ ทำให้ง่ายกว่าการดำเนินการบนเครื่อง Windows ด้วยการใช้งานตัวเลือกการส่งออกในแอป Outlook สำหรับ Mac ผู้ใช้งาน Mac สามารถส่งออกข้อมูลอีเมล Outlook ได้อย่างรวดเร็ว เช่น เมล ปฏิทิน ผู้ติดต่อ งาน และบันทึกย่อ
Mac มักจะจัดเก็บอีเมลเหล่านี้ทั้งหมดในฐานข้อมูล Outlook บนอุปกรณ์ ทำให้ง่ายต่อการถ่ายโอนไปยังไดรฟ์ภายนอกหรือแท่ง USB และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลอีเมล Outlook ของคุณ ข้อมูลอีเมล Outlook ที่บันทึกไว้ทำให้การกู้คืนอีเมล Outlook ที่สำคัญของคุณเป็นเรื่องง่ายในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ
Mac เก็บไฟล์ Outlook ไว้ที่ไหน?
เนื่องจาก macOS ของ Apple แตกต่างจากระบบปฏิบัติการ Windows โดยธรรมชาติ วิธีที่ Mac บันทึกไฟล์จึงเป็นเช่นนั้น ตัวสำรวจไฟล์ และโฟลเดอร์จะแตกต่างกันบน Mac คุณจะไม่พบไฟล์ Outlook บน Mac เช่นเดียวกับที่คุณพบบนเครื่อง Windows
- หากต้องการค้นหาไฟล์ Outlook บนคอมพิวเตอร์ Mac ที่ใช้งาน Outlook 2011 หรือเวอร์ชันเก่ากว่า คุณจะต้องไปที่:
/Users/<username>/Documents/Microsoft User Data/Office 2011 Identities/Main Identity
- หากต้องการค้นหาไฟล์ Outlook บนคอมพิวเตอร์ Mac ที่ใช้งาน Outlook 2016 หรือใหม่กว่า ให้ไปที่:
/Users/<username>/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/Main Profile
คุณควรทราบว่า คุณใช้งาน Microsoft Outlook เวอร์ชันใดในการค้นหาไฟล์ Outlook บนเครื่อง Mac เมื่อคุณค้นหาไฟล์ Outlook คุณสามารถไปยังวิธีต่างๆ ในการสำรองข้อมูล Outlook บน Mac ได้
3 วิธีในการสำรองอีเมล Outlook บน Mac
มีหลายวิธีในการสำรองไฟล์ Outlook บน Mac คุณควรใช้วิธีการที่คุณคุ้นเคยมากที่สุด ตัวอย่างเช่น การใช้งาน Time Machine อาจเป็นเรื่องง่ายหากคุณเคยใช้งานสำหรับการสำรองข้อมูลอื่นๆ มาก่อน ด้านล่างนี้ เป็นวิธีการ 3 อันดับแรกในการสำรองข้อมูล Outlook บน Mac
วิธีที่ 1: สำรองข้อมูล Outlook โดยใช้งาน Outlook สำหรับ Mac
วิธีที่ชัดเจนที่สุดในการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook บน Mac คือการใช้งานแอป Microsoft Outlook เนื่องจากคุณใช้งานอีเมล Outlook อยู่แล้ว คุณจึงอาจคุ้นเคยกับแอป Outlook เป็นอย่างดี อย่างไรก็ตาม นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อสำรองอีเมล Outlook บน Mac ผ่านแอป Microsoft Outlook:
- เปิดแอปพลิเคชัน Microsoft Outlook บน Mac ของคุณ
- คลิกแท็บ เครื่องมือ ที่มุมซ้ายบน และเลือกตัวเลือก ส่งออก
- เลือกข้อมูลอีเมลทั้งหมดที่คุณต้องการสำรองข้อมูลในหน้าจอต่อไปนี้แล้วกด ดำเนินการต่อ
- เลือกปลายทางการสำรองข้อมูลแล้วคลิก บันทึก
- สุดท้าย ให้คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น
ขณะนี้ คุณได้ส่งออกข้อมูล Outlook ไปยังไฟล์เก็บถาวรหรือไฟล์ .olm แล้ว คุณควรจะสามารถค้นหาไฟล์นั้นในโฟลเดอร์ที่คุณเลือกระหว่างขั้นตอนที่ 5 คุณสามารถบันทึกไฟล์ .olm นั้นลงในไดรฟ์ภายนอก แท่ง USB หรือที่อื่นๆ ที่คุณต้องการเก็บไว้อย่างปลอดภัย
วิธีที่ 2: สำรองข้อมูล Outlook โดยใช้งาน Time Machine
วิธีการต่อไปนี้เกี่ยวข้องกับการใช้งานแอป Time Machine ของ macOS ซึ่งเป็นโซลูชันในตัวจาก Apple ที่เกี่ยวข้องกับการสำรองข้อมูลทุกประเภท หากคุณคุ้นเคยกับแอปนี้ คุณจะไม่มีปัญหาในการสำรองไฟล์โดยใช้งาน Time Machine อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้ เป็นวิธีสำรองอีเมล Outlook บน Mac ผ่านแอป Time Machine:
- บนเดสก์ท็อป ให้ค้นหาเมนู Apple ที่มุมซ้ายบน และเลือก การตั้งค่าระบบ
- คลิก ทั่วไป และเลือก ไทม์แมชชีน
- คลิกปุ่ม เพิ่มดิสก์สำรอง
- เลือกดิสก์ภายนอกที่จะสำรองข้อมูลแล้วคลิกปุ่ม ตั้งค่าดิสก์
- ในหน้าจอต่อไปนี้ คุณสามารถเข้ารหัสข้อมูลสำรองของคุณได้ ซึ่งคุณจะต้องป้อนรหัสผ่าน และคำใบ้รหัสผ่าน หรือคุณสามารถปิดการเข้ารหัสได้ คลิก เสร็จสิ้น
แอป Time Machine จะใช้เวลาสักครู่ในการสำรองข้อมูลให้เสร็จสมบูรณ์ มันจะสำรองข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติหากคุณเชื่อมต่อไดรฟ์ภายนอกกับ Mac และ Mac ของคุณเชื่อมต่อกับสายชาร์จ นอกจากนี้ ยังจะตรวจจับไฟล์ .olm ของคุณ (อีเมล Outlook ของคุณ) และสำรองข้อมูลไว้ในไดรฟ์ภายนอก
วิธีที่ 3: การสำรองข้อมูลอีเมล Outlook บน Mac โดยใช้งานซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลอีเมล Outlook
หากคุณไม่ต้องการใช้งาน Microsoft Outlook หรือ Time Machine ของ Apple ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณสามารถค้นหาแอปของบุคคลที่ 3 เพื่อสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ของคุณได้เสมอ มีแอปพลิเคชันมากมายสำหรับ Mac และคุณสามารถค้นหาได้ทางออนไลน์ หากคุณค้นหาแอปสำรองอีเมล Outlook เหล่านี้ คุณจะเห็นแอปมากมายที่คุณสามารถใช้งานเพื่อสำรองอีเมล Outlook บน Mac
มันมีฟีเจอร์ที่หลากหลาย และมีข้อดี และข้อเสียที่แตกต่างกัน บางอย่างใช้งานได้ฟรี ในขณะที่คุณต้องจ่ายเงินเพื่อใช้งานอย่างอื่น อย่างไรก็ตาม สิ่งที่เป็นจริงสำหรับ เครื่องมือสำรองข้อมูล Outlook ส่วนใหญ่เหล่านี้ก็คือ เครื่องมือเหล่านี้ยอดเยี่ยม และทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม อย่างไรก็ตาม การใช้งานแอปจากแบรนด์ และแหล่งที่มาที่มีชื่อเสียงถือเป็นสิ่งสำคัญ มิฉะนั้น คุณอาจไม่มีการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ที่แย่กว่านั้นคือ คุณอาจสร้างความเสียหายให้กับระบบ Mac ของคุณ
สรุป
การสำรองข้อมูลอีเมล Outlook บน Mac มีความสำคัญพอๆ กับระบบอื่นๆ เช่น Windows คุณควรทำบ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้หากคุณไม่ต้องการสูญเสียข้อมูลอีเมล Outlook ที่สำคัญ การสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ช่วยป้องกันข้อมูลสูญหาย และทำให้ง่ายต่อการใช้งานอุปกรณ์หลายเครื่อง โยกย้ายไปยังระบบใหม่ และปฏิบัติตามกฎระเบียบ
เครื่องมือ Mac ต่างๆ สามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายดังกล่าวได้บนระบบ Mac คุณสามารถใช้งานแอป Outlook ของ Microsoft เพื่อส่งออกข้อมูลอีเมล Outlook ซึ่งคุณสามารถบันทึกในตำแหน่งที่ปลอดภัยได้ในภายหลัง หรือคุณสามารถใช้งานแอป Time Machine ของ Apple เพื่อสำรองข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ รวมถึงอีเมล Outlook นอกจากนี้ ยังมีแอปของบุคคลที่ 3 ที่ทำให้กระบวนการนี้เป็นเรื่องง่าย
